Il Team Coaching in virtuale

Il Team Coaching in virtuale
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

L'emergenza sanitaria e il lavoro da remoto hanno catapultato i team sul virtuale, come anche la pratica del Team Coaching. Quando si parla di lavoro in team quali sono le differenze tra virtuale e "reale"? Gestire un Team Coaching in virtuale prevede una serie di definizioni e preparazioni a monte della sessione, ed è fondamentale coinvolgere tutti i membri del Team.

Uno degli effetti immediati del team Coaching è quello di sensibilizzare i membri del team sugli interessi e sui punti di forza di ciascuno dei colleghi, anche nel virtuale.

I team virtuali hanno una serie di differenze rispetto ai team co-localizzati. Tra i punti di forza dei primi, figura la loro dispersione geografica: significa che il team attinge a un bacino di talenti più ampio e diversificato. È anche più facile mantenere una supervisione 24 ore su 24 dei problemi, se le persone si trovano in più fusi orari. Vi sono anche alcune prove che la distanza di potere, ovvero l’inclinazione delle persone a subordinare a un collega con un rango o un’autorità maggiore, si riduce quando si usano media online.

D’altro canto gli aspetti negativi del lavorare con un team virtuale sono molteplici.

Innanzitutto, è più probabile che si verifichino conflitti all’interno della squadra, e ciò potrebbe aggravarsi se la squadra è culturalmente eterogenea.

Ci sono più difficoltà nella condivisione delle informazioni. “Lontano dagli occhi, lontano dal cuore” vuol dire che non ci viene in mente di includere un collega nelle task a meno che non comunichiamo con lui molto regolarmente e su diversi livelli. I team virtuali hanno bisogno di efficaci meccanismi per ricordare a tutti di coinvolgere i colleghi in merito a informazioni o processi sui clienti e sulle urgenze.

Le persone, lavorando da remoto ma rispondendo a tutto il team, hanno maggiori probabilità di sentirsi isolate. Questo senso di esclusione può essere rafforzato durante le riunioni virtuali, quando non tutti condividono esperienze o si riferiscono a metafore e modelli mentali che alcuni membri del team usano come stenografia conversazionale, escludendo gli altri.

Se dei membri del team si trovano nel quartier generale, gli altri membri potrebbero ritenere che l’opinione di queste persone, presenti in ufficio, sia più valida e che loro, lavorando da casa, abbiano meno probabilità di essere ascoltati e quindi è meno probabile che esprimano opinioni.

Preparare un team virtuale al Coaching

Tutti gli aspetti tradizionali che si applicano al contratto con team co-localizzati, si applicano anche al Coaching virtuale del team insieme ad altri più peculiari. Questi includono:

  • Delle regole di base per essere pienamente presenti nelle sessioni di team Coaching. Essere in modalità mute è utile per preservare la qualità del suono per coloro che parlano, ma consente alle persone di svolgere attività che le distraggono, cosa che normalmente non sarebbe possibile in una riunione faccia a faccia. Il contratto dovrebbe rafforzare la comprensione del fatto che l’ascolto è qualcosa di più della gentilezza verso i colleghi: è essenziale per mantenere il ritmo e la profondità della conversazione riflessiva.
  • Ottenere un accordo su come idee e proposte saranno emerse e coinvolte. I meccanismi, attraverso i quali viene soffocato il dissenso costruttivo, possono differire tra team co-localizzati e team virtuali. In molte culture, ad esempio, è inappropriato essere colui che di solito espone le idee per primo. Se un consenso sembra svilupparsi, gli inibitori culturali possono rendere le persone riluttanti a respingerlo. La tecnologia può promuovere il pensiero di gruppo, se le persone sono influenzate dai primissimi commenti nella chat room, quindi il team e il team Coach devono stabilire metodi chiari per sfidare il consenso emergente.
  • Aiutare il team a non evitare le componenti emotive perché elaborarle richiede troppo tempo e spesso è più difficile riconoscere i contesti emotivi in un ambiente virtuale. È importante stabilire l’aspettativa che tutti saranno aperti con le loro emozioni tanto quanto con la loro razionalità. Uno dei motivi di ciò è il ruolo significativo che il nostro cervello emotivo assume nelle “decisioni razionali”.
  • Avviare una discussione aperta su dove si svolge la riflessione. Nelle squadre co-localizzate, è generalmente più facile impegnarsi nella riflessione insieme, anche perché in queste sessioni di Coaching verrà assegnato loro più tempo. Nel team Coaching virtuale ogni minuto conta, quindi la maggior parte della riflessione deve avvenire prima e dopo il team Coaching. Questa è una differenza fondamentale nella struttura del processo di team Coaching e il team deve sentirsi a proprio agio nel riflettere da solo e quindi combinare i propri pensieri durante il team Coaching o nelle discussioni online
  • Incoraggiare il team a concordare un momento opportuno per tenere riunioni, onde evitare che alcune persone debbano sempre partecipare a orari inconvenienti
  • I nuovi arrivati in un team virtuale devono sentirsi apprezzati fin dal primo giorno. Gli incontri virtuali one-to-one con il resto dei membri del team, prima del team Coaching, sono una parte essenziale della loro introduzione.

È possibile condurre una sessione in virtuale di team Coaching servendosi delle sole email, ma è estremamente difficile che funzioni! L’unico vantaggio di questo canale è che la comunicazione è asincrona, così le persone contribuiscono in tempi diversi entrando ed uscendo dalla conversazione a seconda della loro convenienza e del fuso orario.

Non ci sono ancora stati studi significativi che mettessero a confronto questo approccio con l’avere i membri del team presenti nello stesso momento nel virtuale, ma il consenso tra i team Coach è schiacciante e predilige che l’intera squadra sia presente e interagisca in tempo reale.

Gestire le sessioni in virtuale di team Coaching

Ti consiglio di mantenere le sessioni brevi e concentrate – 90 minuti al massimo. Questo diventa ancora più importante rispetto ai team co-localizzati e a rinunciare alle formalità standard dei meeting, come un recap dell’ultimo incontro o le questioni che sono emerse per ultime. Tutto ciò che può essere comunicato via email come un problema che riguarda solo un membro del team, sia fatto. Dato che il tempo disponibile è ridotto, è essenziale che tutti si sentano coinvolti fino alla fine.

Incoraggia la condivisione prima dell’inizio della sessione di Coaching. Una breve email in cui parlare di temi di lavoro o personali è sufficiente.

Usa tutto il potenziale che la tecnologia ha da offrirti.

Assicurati che tutti siano visibili, a meno che i problemi di larghezza di banda lo impediscano. Incoraggia le conversazioni della chat room insieme alle conversazioni vocali e esegui sondaggi rapidi ed improvvisati per supportare la conversazione, ad esempio: “Quanto siamo carichi oggi? Quanto ci sentiamo positivi al riguardo? Quanto siamo fiduciosi di queste previsioni? Cosa si potrebbe dire? Quali sono le nostre priorità in merito a questo problema? Quali pensi siano i primi tre rischi?”

Stabilisci norme chiare sulla preparazione, prontezza, interruzione, e incoraggia gli altri a posizionarsi in un luogo tranquillo, dove rumori di fondo non si intromettono e così via.

Non rimanere intrappolato in presentazioni di Powerpoint che occupano tanto tempo.

Definisci un protocollo chiaro per prendere decisioni in modo effettivo. Fai un sondaggio nella chat room e accertati che tutti quanti siano d’accordo che la decisione sia stata presa, che essa sia chiara, quali sono le responsabilità di ognuno, quando e come deve essere aggiornata.

Le persone che blaterano possono essere fastidiose. Concorda col team come i membri del gruppo le gestiranno. Se tu come Coach proverai a controllarle, vedrai che il team guarderà a te come unico responsabile – e questo è l’esatto opposto di quello che dovremmo ottenere. Un intervento efficace, nel caso in cui nessuno voglia prendersi questa responsabilità, è ribadire: “posso ricordare quanto avete stabilito dal contratto tra di voi riguardo l’essere concisi?”. Ciò enfatizza la responsabilità del team di gestire questa situazione, e intanto lancia un esplicito suggerimento ai membri chiassosi!

Concordare un protocollo per affrontare altre questioni che sorgono nella sessione di Coaching. Inseriscile in un “parcheggio” e dedica qualche minuto alla fine della sessione per discutere su come i membri possono iniziare il processo di riflessione su alcuni punti. Chiedi: “qual è la domanda critica su cui volete riflettere riguardo a questo problema?” (Puoi sempre suggerire una domanda, se fanno fatica – oppure il compito per la sessione successiva è identificare la domanda stessa.)

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on email
Email