La negoziazione: cos’è, a cosa serve e come allenarla?

Negoziazione
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Nell’aprile del 2009 Sergio Marchionne, AD del Gruppo FIAT, poco dopo la maggiore crisi finanziaria della storia mondiale che, tra l’altro, aveva compromesso l’intera industria automobilistica americana, si presentò davanti a Barack Obama, Presidente degli Stati Uniti d’America, l’uomo più potente del mondo. Nel corso di un incontro di circa un’ora determinò il destino della FIAT, la più grande azienda industriale d’Italia e quella della Chrysler, una delle “3 sorelle” di Detroit insieme a Ford e General Motors.

Il deal proposto era piuttosto ambizioso: chiedere a Barack Obama, di affidargli la gestione della Chrysler, tecnicamente fallita, e di finanziare con soldi del bilancio federale il rilancio dell’azienda promettendo che non solo i soldi sarebbero stati restituiti ma che questo sarebbe stato un così buon affare per il contribuente americano, che FIAT avrebbe “meritato” di ottenere in cambio il controllo dell’azienda americana sostanzialmente per essere riuscita in questa impresa.

I suoi assi nella manica? Una buona presentazione Power Point, un inglese fluente e… uno straordinario assortimento di competenze manageriali comportamentali. Tutti sappiamo come andò a finire quell’incontro. Vale la pena quindi comprendere meglio cosa è la negoziazione e come diventare maestri in questa pratica.

Riprendendo le definizioni di Svetlana Trajković e Milos Nikolic (2014), possiamo definire la negoziazione come un processo di comunicazione interpersonale, che avviene tra due (o più) parti con interessi contrastanti, diversi o addirittura opposti. L’obiettivo della negoziazione è quello di raggiungere un accordo tra le parti, una soluzione che sia per così dire accettabile per entrambe le parti e che consenta di salvaguardarne il più possibile gli interessi.

La forma più complessa delle negoziazioni viene chiamata  «critical conversation», in cui la posta in gioco è alta per entrambe le parti e che pertanto è caratterizzata da una forte carica emotiva: in questi tipi di dialoghi ogni mossa è cruciale e pertanto richiedono di essere gestiti con competenza.

Anche quando nelle conversazioni non si gioca il futuro del proprio posto di lavoro o il destino del proprio team o dell’azienda, conoscere come gestire in modo efficace le situazioni di negoziazione nel contesto aziendale, è utile. Sapere quali comportamenti mettere in atto, quali evitare e quali tendenze erronee tenere sotto controllo, è infatti necessario da un lato per non essere sopraffatti dalla parte “avversaria”, dall’altro per non rischiare di assumere un atteggiamento conflittuale, che si rivela controproducente.

Lo state of mind per trovare la soluzione migliore

L’approccio con cui, le parti coinvolte, affrontano il processo di negoziazione, l’intenzione con cui si relazionano e si interfacciano tra loro e pertanto la strategia che mettono in atto, influenzano notevolmente il risultato dell’intero processo e determinano così il successo della negoziazione stessa.

Nel caso di contrapposizione di intenti tra le parti, il successo consiste nello sforzo comune di trovare una soluzione “intermedia”, ovvero capace di conciliare, in un certo modo, gli interessi contrastanti e così di salvaguardare la relazione tra le parti coinvolte.

Dall’esperienza, possiamo distinguere due principali strategie possibili:

  • Strategia competitiva: i negoziatori competono tra loro basandosi sul principio  «uno ottiene, l’altro perde», cioè una negoziazione win/lose. In questo caso la negoziazione diviene una sorta di lotta per la supremazia, in cui il negoziatore si preoccupa esclusivamente di raggiungere i propri obiettivi e soddisfare i propri interessi.
  • Strategia cooperativa: i negoziatori assumono un atteggiamento costruttivo, sforzandosi di raggiungere una soluzione duratura, che soddisfa gli interessi di tutte le parti. L’intenzione è quella di condurre una negoziazione win/win, che implica la volontà di investire sforzi comuni e congiunti per raggiungere un risultato positivo.

Quest’ultima strategia è quella capace di assicurare una negoziazione con un esito sostenibile anche nel tempo. A differenza della prima, in cui il negoziatore è intenzionato esclusivamente ad ottenere la soluzione migliore per lui, senza dunque tenere in considerazione la parte opposta, la strategia cooperativa è orientata a individuare la miglior soluzione comune che anche in un’ottica futura possa risultare vincente. Richiede un approccio aperto alla considerazione e all’ascolto dell’altro. Questo fa sì che sia possibile ottenere risultati non solo fruttuosi per entrambi, ma anche duraturi, e che si possa creare una relazione costruttiva e solida tra le parti.

Come abbiamo detto, inoltre, si tratta a volte di dinamiche in cui il coinvolgimento emotivo è forte, in cui le parti in causa mettono in gioco i propri interessi e le cui conseguenze sono di ampia portata. Per affrontare in modo costruttivo una negoziazione, è dunque primariamente importante gestire le proprie emozioni, evitando di lasciarsi sopraffare da esse e perdere così di vista l’obiettivo comune. Come sostengono Jeanne Brett e Leigh Thompson nell’articolo Negotiation, infatti, le emozioni negative, come ad esempio la rabbia, provocano conseguenze distruttive e impattano negativamente su un processo di negoziazione.

Cosa puoi fare per gestire con successo le situazioni di negoziazione?

Ma come attuare concretamente una strategia cooperativa e così assicurarsi una negoziazione di successo? Quali comportamenti si rivelano efficaci?

Innanzitutto, possiamo identificare alcune competenze manageriali che rappresentano gli ingredienti fondamentali per una negoziazione di successo:

  • Ascolto e Comunicazione interpersonale efficace
  • Intelligenza emotiva
  • Assertività e Leadership
  • Creatività

Come ogni conversazione costruttiva anche la negoziazione parte dall’ascolto attivo della controparte; quali sono i suoi bisogni, come possono essere soddisfatti, ma anche la comprensione attenta della sua strategia comunicativa e del suo sentito emotivo.

L’ascolto è la competenza che ci permette di leggere la situazione in atto a 360 °, ed è indispensabile per costruire un terreno comune e individuare aree di sovrapposizione tra i propri e gli altrui interessi.

Un atteggiamento di autentica apertura all’altro è elemento fondamentale per una comunicazione interpersonale davvero efficace: concretamente, questo richiede innanzitutto di rendere espliciti sia gli interessi e gli obiettivi propri, sia quelli dell’altro. In quest’ottica, creare un clima propositivo e di fiducia reciproca, è senza dubbio funzionale, ma non è di per sé sufficiente. È al contempo necessario esprimere con fermezza il proprio punto di vista: segue l’importanza di allenare Assertività e Leadership, esponendo le proprie idee in maniera chiara, infondendo così in chi ascolta una sensazione di sicurezza e affidabilità.

Per apparire convincenti e credibili, è importante porre attenzione al modo in cui ci si rivolge alla controparte, operando una scelta di quelli che sono i vocaboli più adeguati, per influenzare l’altro e coinvolgerlo maggiormente nel proprio sentito. L’utilizzo di un linguaggio appropriato fa infatti la differenza sull’impatto che si avrà sull’altro e così sull’esito complessivo dello scambio. Nel caso citato qui sopra di Marchionne, il fatto che parlasse un inglese impeccabile e che dominasse l’arte della retorica alla perfezione non era un aspetto indifferente per l’esito della negoziazione.

Inoltre, non serve soltanto comprendere il punto di vista dell’altro e influire la relazione costruttivamente, ma anche elaborare una soluzione comune che soddisfi tutte le parti. In questa fase attiviamo le nostre risorse creative per ideare soluzioni e alternative e ampliare in questo modo le possibilità di scelta per ambedue le parti. Proprio a tal proposito, non sminuire gli interessi dell’altro, ma piuttosto esaminarli ed esplorarli, consente di ideare e proporre soluzioni innovative, che tengano in considerazione le argomentazioni di tutti gli stakeholder.

In conclusione, quando, in qualità di professionista, ti trovi a dover affrontare una negoziazione in azienda, che sia con un tuo superiore, con un collaboratore o con un cliente, e indipendentemente dalla posta in gioco, farti trovare impreparato rischia di portarti al fallimento. Per ogni incontro di negoziazione, la preparazione è fondamentale. A volte le trattative possono durare anche molto tempo, richiedendo oltre che le competenze sopra elencate, anche una buona resistenza fisica e psicologica, e una consistente dose di energia. Bisogna settarsi sul giusto mindset e anticipare quali potrebbero essere le dinamiche e le principali difficoltà, sia esterne che interne, dell’incontro: questo ti consente di sostenerlo in maniera adeguata, dimostrandoti efficace non solo per quanto riguarda l’applicazione delle competenze manageriali, ma anche dal punto di vista fisico e psicologico.

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