L’evoluzione del ruolo dell’ufficio: relazioni, spazi e nuovi significati
Negli ultimi anni, l’ufficio ha smesso di essere solo un luogo fisico per diventare un concetto in continua evoluzione. Lo smartworking ha portato un cambiamento profondo nel modo in cui viviamo il lavoro, ridefinendo spazi, relazioni e significati. Cosa ci spinge, oggi, a tornare in azienda, quando possiamo svolgere quasi tutto da casa? È una domanda che tocca non solo l’organizzazione, ma la cultura stessa del lavoro.
Silvia Terenziani, Business Coach, ne ha parlato con Ruggero Rabaglia, HR Director Region Italy di Barilla Group, Emilio Faroldi, Prorettore Vicario del Politecnico di Milano, Maria Pilar Vettori, architetta: un confronto su come gli spazi e le relazioni possano restituire all’ufficio la sua funzione più autentica: quella di luogo di incontro, innovazione e benessere condiviso.
Negli ultimi anni ho avuto spesso l’occasione di entrare nelle aziende e di osservare da vicino come stiano cambiando i modi in cui le persone vivono il lavoro. Da Coach e consulente, mi sono chiesta più volte: che senso ha oggi tornare in ufficio, quando possiamo svolgere gran parte delle nostre attività da casa, davanti a uno schermo?
La pandemia ha accelerato una trasformazione che era già in atto, costringendoci a ripensare non solo dove lavoriamo, ma soprattutto perché lo facciamo insieme. Ed è da questa domanda che nasce il mio incontro con Ruggero Rabaglia, HR Director Region Italy di Barilla Group, Emilio Faroldi, Prorettore Vicario del Politecnico di Milano, Maria Pilar Vettori, architetta. Voci autorevoli, mondi diversi, ma accomunati dalla stessa consapevolezza: il futuro del lavoro non si gioca sulla tecnologia, bensì sulla qualità delle relazioni e dei luoghi che le ospitano.
La centralità delle relazioni
Se prima del Covid la presenza in azienda era la norma, oggi lo smart working è diventato parte integrante delle nostre vite. Ma la vera domanda è: cosa perdiamo quando non condividiamo più uno spazio comune?
Il dott. Ruggero Rabaglia lo ha espresso chiaramente: “Durante la pandemia abbiamo dimostrato che si può essere produttivi anche a distanza, ma non possiamo illuderci che la creatività e l’innovazione nascano dietro uno schermo.” La scintilla di un’idea può accendersi ovunque, ma diventa fuoco solo quando incontra altre scintille, altri pensieri. È nell’incontro che le idee si amplificano e prendono forma.
L’ufficio, quindi, non è solo un luogo operativo: è un laboratorio di relazioni. Quelle chiacchiere apparentemente “inutili” davanti alla macchinetta del caffè diventano momenti di connessione autentica. L’80% del tempo che passiamo in azienda potrebbe essere definito “tempo inutile”, ma in realtà è il tempo che fa la differenza, perché permette di conoscere le persone con cui si lavora,rafforzando legami e rendendo più efficace la collaborazione.
Emerge molto forte, da tutti e tre i miei interlocutori, l’importanza e il valore del “tempo speso bene”, e la metafora sportiva calza benissimo: non è necessario essere amici per funzionare come squadra, ma conoscersi, rispettarsi e condividere regole e obiettivi comuni fa la differenza quando si scende in campo.
In questo senso, il ritorno in ufficio non è un ritorno alla routine, ma una riscoperta del tempo condiviso: uno spazio dove si costruisce fiducia, appartenenza, identità collettiva.
Spazi, cultura e gerarchia
Dalla riflessione sulle relazioni nasce inevitabilmente quella sugli spazi. Come cambiano gli ambienti di lavoro in questo nuovo equilibrio tra remoto e presenza?
Su questo, un’opinione molto chiara ce la dà la arch. Maria Pilar Vettori: “Uno dei punti cruciali del progetto e del progettare sta nell’avere chiara la domanda a cui bisogna trovare una risposta. E questa è la cosa più difficile, indubbiamente, in questi tempi di cambiamento” e le domande sono quelle che riguardano l’identità dell’azienda, che cosa vuole comunicare ai suoi dipendenti.
“Gli spazi devono stimolare i comportamenti che l’organizzazione chiede”, conferma Rabaglia. “Se progetti uffici chiusi, comunichi chiusura; se vuoi collaborazione, devi creare ambienti aperti.”
In questa prospettiva, l’architettura diventa una forma di comunicazione organizzativa: come conferma anche l’architetta Vettori, i muri, i corridoi, le sale riunioni sono un linguaggio che trasmette valori.
La arch. Vettori fa emergere anche una differenza importante: quella tra spazio e luogo, due termini che potrebbero sembrare sinonimi, ma che in realtà non lo sono. “Dovremmo parlare di luoghi di lavoro più che di spazi. Lo spazio è una configurazione fisica; il luogo è ciò che accade al suo interno.” È qui che la progettazione incontra la cultura aziendale. Un ufficio aperto e flessibile non è solo un vantaggio estetico, ma un messaggio di fiducia, inclusione e trasparenza.
E con il cambiamento degli spazi cambia anche il concetto di leadership. Le vecchie gerarchie, riconoscibili da scrivanie imponenti o auto aziendali, lasciano il posto a forme di potere più distribuite, più umane. Oggi il vero leader si misura sulla capacità di generare benessere e fiducia.
L’ufficio come polis
A un certo punto del dialogo, il tema si sposta su un piano più ampio: quello dell’ufficio come polis, come comunità. Mi piace questa immagine, perché restituisce all’azienda la sua funzione originaria di luogo d’incontro, di dialogo, di cittadinanza.
“Non c’è bisogno della pandemia per scoprire che una piazza è il luogo del dialogo”, dice il Prof. Faroldi. Eppure, oggi dobbiamo reimparare a frequentare queste piazze, fisiche e simboliche. L’ufficio come polis è uno spazio dove si produce non solo valore economico, ma anche culturale e umano. È il luogo in cui la conoscenza si alimenta attraverso lo scambio: intellettuale, ma anche fisico, corporeo, sensoriale.
La tecnologia, naturalmente, ha un ruolo fondamentale, ma va gestita con equilibrio. Bisogna fare attenzione a un uso distorto degli strumenti digitali: “La formazione dietro a uno schermo non sostituirà mai la pratica relazionale. Il sapere si trasmette anche attraverso l’odore, la voce, la presenza dell’altro.”
La tecnologia può unire o dividere, accelerare o impoverire: dipende da come scegliamo di usarla. Ecco perché il futuro dell’ufficio dovrà saper integrare connessione e umanità, velocità e riflessione.
L’acronimo WISE
In questo contesto emerge un nuovo paradigma di leadership sintetizzato in quattro parole: WISE, acronimo di Wellbeing, Inclusion, Sustainability, Empowerment.
È il dott. Rabaglia a introdurlo, spiegando come queste dimensioni rappresentino le nuove aspettative dei collaboratori, in particolare delle generazioni più giovani.
Le persone oggi chiedono ambienti di lavoro che facciano stare bene, che non danneggino la salute mentale e fisica; spazi aperti, inclusivi, sostenibili, dove il contributo individuale abbia un significato reale. L’empowerment non è più una parola di moda, ma una responsabilità reciproca: il leader non impone, ma dà senso e fiducia.
In un mondo dove il processo spesso rischia di prevalere sul contenuto, l’approccio WISE restituisce centralità alla persona e alla qualità delle relazioni. Perché, come ricorda anche la arch. Vettori, “processi, competenze e risorse contano, ma sono le persone e il modo in cui si relazionano a moltiplicarne il valore.”
I significati dell’ufficio
Quando ho chiesto ai miei interlocutori di chiudere la conversazione con una parola chiave, le risposte sono state immediate: dialogo, incontro, benessere.
Sono le stesse parole con cui mi piace concludere questa riflessione.
Il dialogo come strumento di conoscenza e innovazione; l’incontro come motore della creatività e della fiducia; il benessere come fondamento di ogni cultura organizzativa sostenibile.
Forse il vero senso del tornare in ufficio è proprio questo: ritrovare la polis che abbiamo smarrito, il luogo dove le relazioni si intrecciano e generano valore. Perché, alla fine, il lavoro non è solo ciò che facciamo, ma il modo in cui stiamo insieme mentre lo facciamo.
