Lavoro significa innanzitutto tempo: il nostro. La consegna tra due giorni, il meeting di tre ore, sono già le 18:00, domani inizio prima, ci aggiorniamo dopo.
Imparare a gestire il nostro tempo, sul lavoro come nella vita privata, è indispensabile se vogliamo avere successo, raggiungere obiettivi e risultati soddisfacenti, mantenendo il pieno controllo su ciò che facciamo e viviamo. Ma in che cosa consiste una buona gestione del tempo? In che modo possiamo riuscire a instaurare una relazione davvero costruttiva con il tempo, che ci consenta di ottimizzarlo e valorizzarlo a pieno?
Tempo oggettivo e tempo emotivo
Già gli antichi Greci utilizzavano due parole diverse per riferirsi al “tempo”, ciascuna delle quali rappresentava una divinità. Da un lato Krònos, dio del tempo cronologico, misurabile e sequenziale, dall’altro Kairòs, dio del tempo interiore, vissuto in prima persona, che dipende dal soggetto in questione.
C’è un tempo oggettivo, uguale per tutti, attraverso cui riordiniamo gli eventi, quello degli appuntamenti, che scorre incessante, segnato dalle lancette dei nostri orologi. Krònos è il tiranno che divora tutto, addirittura i suoi figli, così come il tempo a cui nulla sfugge, che non si ferma davanti a niente e che non risparmia nessuno.
Poi c’è il tempo soggettivo, quello che percepiamo. Se il primo è quantitativo, il secondo è qualitativo: Kairòs ha le ali e tiene in mano una bilancia, perché è libero di scegliere che peso dare alle cose e agli eventi. E’ il tempo non quantificabile perché è qualcosa che appartiene alla nostra sensibilità, alla nostra esperienzialità e alle nostre scelte. Ha a che fare con il nostro sentito emotivo e dipende strettamente da ciò che significa per noi quello che accade.
Nei giorni nostri tutto questo è indagato anche dalle neuroscienze, che cercano attraverso nuovi esperimenti di rintracciare i correlati neurali della nostra percezione temporale e di comprendere come il sentito emotivo interferisce con la percezione del tempo, proprio per spiegarne l’estrema variabilità. Gli studi nel campo delle neuroscienze confermano quindi ciò che gli antichi greci già sapevano, ovvero che le emozioni possono sia accelerare che rallentare il nostro orologio interno: se siamo emotivamente coinvolti, il tempo passa più velocemente rispetto a quando ci sentiamo distaccati da ciò che stiamo facendo.
Ce ne accorgiamo quando aspettiamo una chiamata importante: il tempo sembra non passare mai, è sospeso e si ferma nell’attesa. Un’ora passata con le persone che amiamo dura molto meno rispetto alla stessa ora trascorsa in coda alle poste. La nostra percezione del tempo dipende da ciò che ci piace fare e dalle emozioni correlate alla situazione nella quale ci troviamo, e a sua volta questa percezione modifica il nostro modo di agire, influenzando la nostra efficienza e produttività. E questo lo sperimentiamo quotidianamente al lavoro.
Quando svolgiamo un task che ci piace e che sentiamo nelle nostre corde siamo reattivi, efficaci, diamo il meglio di noi in poco tempo. Ma le cose cambiano quando dobbiamo preparare la presentazione che ci dà preoccupazione, o quando dobbiamo compilare il noiosissimo report mensile. Il tempo sembra non passare mai, e insieme ci sembra sempre troppo poco. Non riusciamo a concludere, procrastiniamo e ci trasciniamo più del dovuto. Un tema importante che emerge quindi è come tenerci motivati ed emotivamente coinvolti con ciò che stiamo facendo?
Quante volte arrivati a fine giornata, abbiamo la sensazione di aver lavorato tanto ma di non aver comunque fatto abbastanza, ci guardiamo indietro e pensiamo che avremmo potuto usare meglio le ore trascorse? Il livello delle nostre performance è strettamente connesso al modo in cui organizziamo il tempo e ci approcciamo ad esso.
Quali comportamenti pratici possiamo attuare allora per ottimizzare le nostre prestazioni professionali, migliorando i risultati e raggiungendo gli obiettivi più velocemente ed efficacemente?
Per una gestione efficace del tempo
Innanzitutto, possiamo agire dal punto di vista pratico, riprendendo il controllo sull’organizzazione degli impegni nel corso delle giornate. Fissare per esempio obiettivi “smart”, ovvero specifici, misurabili, riconosciuti, realistici e scadenzabili, compilando delle liste scritte, permette di pianificare con chiarezza le azioni utili e così ne agevola la realizzazione. Non solo, anche compilare liste con ciò che si è già portato a termine (“tracking list”), può essere molto utile.
È importante poi non lasciarsi ingannare dall’illusione del multitasking. Come le neuroscienze ci dimostrano, svolgere due compiti contemporaneamente non ci rende più produttivi, anzi. La nostra attenzione infatti è limitata, e la conseguenza inevitabile è quella di sprecare tempo. In aggiunta, come hanno empiricamente dimostrato gli studi di Kevin P. Madore e Anthony D. Wagner, due neuroscienziati e professori presso la Stanford University, passare da un task all’altro alternativamente, pensando di portarli a termine entrambi in un periodo più breve, si rivela controproducente. Le tecniche di neuroimaging hanno infatti mostrato che lo switch tra più task cognitivamente impegnativi, invece che farci risparmiare tempo, ci rallenta perchè ogni qualvolta cambiamo compito abbiamo bisogno di numerosi minuti per riprendere la concentrazione: lo svolgimento è quindi più rapido se ci dedichiamo completamente ad un singolo task, e solo una volta ultimato passiamo al task successivo.
Per lo stesso motivo, è importante sforzarsi di eliminare le distrazioni, che, soprattutto con il remote work e il nostro essere sempre connessi, sono molto frequenti. Stabilire quindi degli slot di tempo dedicati esplicitamente a ciascun task è necessario per concentrarsi totalmente su ciò che stiamo facendo. Allo stesso modo, pensare che non fermarsi mai ci renda più efficienti, è sbagliato: prendersi delle pause, in cui ‘staccare la mente’, dedicarsi ad attività totalmente altre dal lavoro, ci consente di recuperare le energie e si rivela determinante nell’aumentare la nostra produttività. Ci rende più brillanti e ci aiuta a riprendere la concentrazione.
A questo proposito, può essere molto utile la famosissima “tecnica del pomodoro”, che prende il nome dalla forma del timer dell’ideatore, Francesco Cirillo: consiste nel dividere il tempo di lavoro in sessioni da 25 minuti, intervallate da pause più o meno lunghe. Alcuni studi mostrano che coloro che l’hanno adottata sperimentano concreti benefici, provando una minor stanchezza mentale e una maggior soddisfazione nell’esecuzione dei task.
È fondamentale inoltre dedicare tempi diversi ai diversi compiti, in base alla priorità e all’importanza. Questo richiede anche di prestare attenzione a quali attività sono superflue e tolgono tempo a quelle effettivamente funzionali ai nostri obiettivi. A questo proposito, con il passaggio all’online, a causa dell’immediatezza e della semplicità con cui ci si può “incontrare”, è aumentato notevolmente il numero di meeting e riunioni aziendali, la cui utilità può essere messa in dubbio.
L’orologio interno
Come abbiamo visto però non c’è solo una dimensione esteriore. Anche il nostro personale modo di percepire il tempo infatti condiziona la nostra efficienza.
In questo senso, è importante porre attenzione agli orari in cui siamo più svegli e reattivi, per dedicarci a quelle attività che richiedono più concentrazione, o creatività, o in generale quelli per noi più ‘pesanti’. Se per esempio sappiamo che nel primo pomeriggio abbiamo un picco di stanchezza, possiamo evitare di fissare meeting impegnativi, e dedicarci invece a qualche chiamata più rilassante. Posticipare certi compiti poco appassionanti a fine giornata può incentivarci a svolgerli più velocemente, anche solo per il fatto che vediamo avvicinarsi il nostro tempo libero.
Una gestione efficace del nostro tempo richiede dunque anche una profonda conoscenza di noi stessi, perché la nostra efficienza e produttività dipendono fortemente dalla nostra percezione soggettiva. Ciò che vale per noi potrebbe non valere per gli altri.
In ogni caso, al di là della dimensione personale su cui ciascun individuo può e deve incidere, c’è anche una dimensione organizzativa che può influenzare positivamente o negativamente la gestione del tempo di lavoro. Alcuni cambiamenti possono essere messi in atto a livello collettivo, di cultura aziendale: per esempio ponendo alcune regole esplicite che confinino la possibilità di mandare mail e messaggi di lavoro in determinati orari, oppure che limitino la richiesta di essere reperibili e disponibili, indipendentemente dalle scadenze o dagli imprevisti.
Riprendere il controllo del tempo, sia a livello personale e soggettivo, che a livello organizzativo e aziendale, è tanto importante quanto più urgente, soprattutto al giorno d’oggi.
Riprendersi il tempo
Tendiamo sempre di più a pensare al tempo come una risorsa infinita ma contemporaneamente ci sembra di non averne mai abbastanza. Incastriamo un impegno dietro l’altro, passiamo ossessivamente da un task all’altro, convinti in questo modo di produrre e ottenere di più. Addirittura ne svolgiamo più d’uno insieme, e inevitabilmente la nostra concentrazione cala.
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Il potere dell’ascolto
Se ci pensiamo poi, le nuove condizioni lavorative hanno accentuato questa tendenza. Il remote work ha, in generale, radicalmente cambiato il nostro rapporto con il tempo. Partecipiamo a call senza interruzioni. Passiamo da un incontro all’altro con un click, spostandoci solo virtualmente, senza cambiare mai luogo. Il lavoro è diventato ‘liquido’: sperimentiamo quotidianamente una fluidità tra dimensione lavorativa e vita privata, perché lavoriamo nel luogo in cui mangiamo, prepariamo presentazioni nella stanza in cui dormiamo o ci rilassiamo con la famiglia. Ci sentiamo legittimati a mandare mail a qualunque ora del giorno e della notte, anche nei weekend. Tra sfera privata e sfera professionale non c’è più una distinzione netta, il tempo della vita e quello del lavoro si intrecciano indissolubilmente.
Se vogliamo ottimizzare le nostre performance per raggiungere risultati migliori più velocemente è necessario ricordarsi di:
- prendersi pause frequenti, per staccare e fare altro. Per esempio fare stretching, ascoltare una canzone, bere una tazza di caffè, fare una passeggiata;
- fare una lista chiara e realistica di obiettivi della giornata;
- svolgere i task in un’ordine che crea senso ed efficienza, per esempio i task veloci all’inizio per liberare lo spazio mentale a quelli più impegnativi che richiedono più tempo e concentrazione;
- dedicare slot di tempo specifici a ciascun task, evitando interruzioni e sovrapposizioni, no multitasking;
- trovare modi per iniziare e chiudere la giornata di lavoro, in modo da assumere il giusto mindset e settare i pensieri;
- distribuire gli impegni negli orari ottimali per sé, prendendo in considerazione l’aspetto emotivo e soggettivo del tempo.
Ci illudiamo che occupare ogni minuto libero, ossessivamente, sia la strada per essere più efficienti. Ma così, invece di aumentare la nostra produttività, finiamo per ridurla. Rischiamo, per usare la metafora, di finire in pasto al tempo, divorati e sopraffatti dagli impegni.
Prima che della nostra organizzazione, il tempo è nostro. Ha quindi senso domandarsi: sono io che governo il tempo, oppure il tempo governa che me?
