Non c'è niente di meglio che lavorare con le onde dell'oceano pacifico sullo sfondo e una connessione di rete impeccabile.
Chi non vorrebbe, almeno una volta, provare a lavorare così. Tuttavia ciò è parecchio lontano dalla quotidianità di molti di noi, che in questi giorni ci rannicchiamo in un angolo della casa per portare avanti i task che spettano. Ma ormai è dato per certo ed assodato: l’OMS ha dichiarato lo stato di pandemia e non sappiamo esattamente per quanto tempo durerà. La parola stessa, pandemia, composta da pan (aggettivo che in greco significa “tutto, tutti”) e demos (dal greco “popolo”) suggerisce che in questa emergenza ci siamo dentro tutti quanti. E quindi chi di più e chi meno, stiamo cominciando a vivere gli effetti del coronavirus e della quarantena sulla nostra vita lavorativa. Dal nord al sud Italia, come riporta il Sole24Ore, tante sono le aziende che hanno adottato la politica del lavoro da remoto per i propri dipendenti, e per la prima volta il Paese sperimenta questo approccio al lavoro su scala nazionale.
Però lavorare a casa non è una novità né la scoperta dell’acqua calda: i lavoratori autonomi sono un esempio lampante di quanto questo approccio al lavoro possa essere produttivo ed efficace. Purtroppo erano in minoranza le aziende, prima che l’emergenza scattasse, che avevano adottato questa formula per i dipendenti, perché vigeva un forte pregiudizio nei confronti di chi sceglieva di non lavorare in ufficio.
La sfida, ora che la pandemia è iniziata, è estendere il lavoro in remoto anche a chi lavoratore autonomo non lo è mai stato.
Usiamo termini appropriati – che cos’è lo smart working?
Che effetti e situazioni si vengono a creare lavorando da casa? La crisi ci impone di focalizzare le nostre potenzialità su dimensioni che prima davamo per scontate o mettavamo su un piano diverso da quello lavorativo. Ora, durante l’emergenza coronavirus i momenti che dedichiamo alla famiglia, agli affetti, al lavoro e a noi stessi sono necessariamente fusi insieme nello stesso spazio fisico. Stiamo vivendo il nostro ruolo lavorativo e allo stesso tempo la veste che indossiamo fuori dal lavoro: siamo il Senior Manager ma anche papà, siamo Head of Products ma anche mamma, figlia, sorella… Queste dimensioni non sono più scindibili.
Infatti sullo sfondo delle nostre video call vediamo le case dei colleghi, e loro possono vedere la nostra. Non ci saremmo mai permessi, prima dell’emergenza, di invadere uno spazio così intimo e privato. Ma ora è inevitabile. Figli all’improvviso che irrompono nella riunione in call dei genitori, oppure mogli che fanno capolino per prendere quella cosa che avevano lasciato in cucina e che magari ne approfittano per interrompere e mandare un saluto al collega del marito! Questo perché lavorare da casa apre moltissime porte: quelle delle realtà domestiche dei nostri colleghi e capi.
Se da un lato tutto questo può avvicinarci l’uno all’altro e creare un’affinità particolare tra i colleghi, dall’altro è utile riconoscere che lavorare così non è ottimale. In primis perché come scrive Francesco Gaeta: “Chi in questi giorni sparge ottimismo su uno degli effetti collaterali di questa indecifrabile crisi (“Avremo almeno scoperto l’utilità del lavoro agile”) finge di ignorare una variabile essenziale della dimensione smart: la libera scelta, condizione per un’autentica flessibilità.” Infatti l’obbligo di lavorare da casa è stato imposto a tutti noi indipendentemente dalle nostre esigenze lavorative e personali.
In seconda istanza c’è una confusione che regna libera sul termine smart working, che è oggetto di una norma di legge italiana del 2017 che permette di lavorare da remoto in modo agile, ma anche un concetto di lavoro intelligente riconosciuto in tutto il mondo per migliorare le performance delle persone e delle organizzazioni.
Infatti smart working non è solo lavoro da remoto. Significa per esempio:
- arredare i spazi dell’ufficio (in azienda e cosi anche in casa per chi lavora da remoto) in modo funzionale al lavoro da svolgere. Significa riflettere su che tipo di task si fa. Serve uno spazio creativo o di concentrazione? Che colori usare? Com’è l’ergonomia del posto di lavoro?
- conoscere i propri orari, regolarsi in base a un ritmo personale e capire quando ha senso svolgere un certo tipo di task. Sono mattutino? Mi conviene fare i lavori di focus presto e le riunioni con i colleghi in pomeriggio o il contrario? A che ora e quanto spesso devo fare delle pause per essere efficace?
Sugli schermi di colleghi e clienti non vediamo di certo l’oceano pacifico nè l’amaca, ma nel peggiore dei casi persone sedute sul letto con il laptop in grembo e con figli in braccio che le interrompono ogni tre per due mentre provano a portare avanti le urgenze. Questo approccio al lavoro è radicalmente opposto a un modo intelligente di lavorare. Di conseguenza il primo passo per attraversare la crisi è riconoscere ai propri collaboratori e colleghi che stiamo lavorando in condizioni estreme, per niente ottimali e tutt’altro che Smart. Se la difficoltà evidente viene espressa possiamo insieme darci forza e condividere trucchi utili per gestire la situazione al meglio.
Quando mancano i momenti del coffee machine
Il lavoro “smart” nasce nella knowledge economy dove il lavoro si realizza soprattutto nella testa delle persone. Il lavoro non si svolge più seduti in ufficio, ma l’idea geniale arriva mentre si fa la corsa al parco oppure quando riusciamo a mettere in ordine i pensieri mentre ci rilassiamo nella vasca da bagno. Ciò che in questo modo di lavorare diventa essenziale è la fiducia che le persone porteranno avanti le attività di cui sono responsabili e una capacità manageriale di gestire le stesse persone in un modo diverso dal setting tradizionale.
Una delle abilità di un buon manager è costruire relazioni solide e creare una squadra con le persone che gestisce. Dato che non siamo macchine, le relazioni nei gruppi tendono a diventare più forti se nell’arco della giornata ci sono momenti anche informali in cui le persone parlano di altro, cioè la classica pausa davanti alla macchinetta del caffè. Nel momento in cui siamo tutti segregati in casa, ciò viene facilmente a mancare e allora diventa particolarmente importante concepire occasioni di socializzazione e uno spazio per il dialogo nel virtuale. Infatti in questo la tecnologia ci può essere di aiuto sia attraverso gruppi di chat dove le persone possono intervenire in modo meno formale oppure stabilendo degli incontri regolari che non hanno nessuno scopo di delivery quotidiano.
Ciò che vediamo come Coach è che le persone in questo periodo hanno un grande bisogno di confrontarsi su ciò che sta accadendo e certamente l’avanzamento della crisi tocca tutti noi.
Se all’interno di un gruppo o team c’è quello che David Clutterbuck chiama un buon livello di “psychological safety“, le persone si aprono a raccontano anche il loro sentito emotivo. I gruppi possono contenere cocktail di emozioni diversi. Ci può essere quello che è entusiasta per lo sviluppo sul digitale, quello che vive con difficoltà le continue interruzioni da parte dei figli, quelli che sono tristi e spaventati per l’avanzare del virus oppure per la recessione che verrà. In un recente articolo del NY Times Marc Benioff, Chief Executive e Co-Founder di Salesforce, racconta che da una survey interna è emerso che il 36% di 50000 dipendenti della compagnia ha ammesso di avere difficoltà in materia di salute mentale in questi giorni. Di conseguenza la compagnia sta mettendo in piedi delle call giornaliere per incoraggiare le persone alla meditazione ed esercizi di mindfulness.
Un buon leader riesce a stimolare un dialogo costruttivo tra le persone dove con onestà ognuno può esprimere i propri pensieri e il proprio sentito, in un momento particolare come questo. Tutto ciò richiede che le persone deputate a guidare gli altri adottino una buona dose di maieutica e un approccio in stile Coaching. Partendo da queste azioni possiamo essere di sostegno l’uno all’altro e attraversare la crisi insieme per uscirne vittoriosi indipendentemente da quanto questa sarà grave.
Letture per approfondire l’approccio intelligente al lavoro:
The Smarter Working Manifesto di Guy Clapperton
When. I segreti della scienza per scegliere il momento giusto di Daniel Pink.
