Il back to work delle organizzazioni e come gestire il rientro al lavoro

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Siamo arrivati a metà settembre. Come sta avvenendo il rientro dalle vacanze? Ora da dove lavorano le persone delle grandi compagnie leader? Dalla scrivania dell’ufficio o da quella dell’home office? Quando sono programmati i rientri in ufficio? Oppure si prospetta la fine dell'era office centered, e da oggi in poi alcuni di noi lavoreranno permanentemente da casa? E la ripresa dopo le vacanze questa volta sarà diversa?

Durante il lockdown l’Italia ha “scoperto” il cosiddetto smart working, e nella maggior parte dei casi lo ha confuso con il lavoro agile. I dati del Ministero del Lavoro dipingono uno scenario interessante per quanto riguarda questo modo di lavorare: dall’inizio dell’emergenza sanitaria, i lavoratori che hanno sperimentato la modalità da remoto risultano essere 1.827.792. Un dato rilevante, considerando che nel 2019 il remote working contava 570.000 persone (e 480.000 nel 2018).

Come leggere questi numeri? Di certo, quello che era un trend appena percettibile nello scenario del mercato del lavoro italiano ha subito un’accelerazione esponenziale della sua crescita.

Inutile negare che in Italia si percepisca ancora una debole resistenza alla conversione al lavoro agile, mentre nelle grandi multinazionali essa è già diventata un progetto a medio-lungo termine.

Back to work delle aziende: è avvenuto in ufficio o in remote?

Dal nostro osservatorio di clienti di Performant by SCOA notiamo chiaramente aziende che stanno progressivamente tornando alla “vecchia impostazione”, mentre altre hanno abbracciato la filosofia del lavoro in remoto proponendo il work from home come prassi semi-ufficiale. Un trend che ci sembra forte anche altrove.

Se guardiamo oltre oceano l’esempio principe della conversione al remote working è Google. Come riporta CNN, i dipendenti del colosso di internet avranno la possibilità di lavorare da casa fino a luglio 2021. La notizia è stata comunicata con un memo, e riferisce che “per dare ai dipendenti la possibilità di pianificare in anticipo, [l’azienda] estenderà globalmente l’opzione di lavoro da casa fino al 30 giugno 2021 per ruoli che non richiedono la presenza in ufficio”, scrive Sundar Pichai CEO della compagnia. “Spero che questo offra la flessibilità necessaria per bilanciare il lavoro con la vita privata nei prossimi 12 mesi”, conclude. 

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Seguono a ruota aziende leader come Uber o Facebook inc., con Mark Zuckerberg che afferma che metà della forza lavoro della sua azienda, verosimilmente, si convertirà permanentemente al lavoro da remoto entro dieci anni, almeno in America. Non si tratta quindi più di rispondere a un’emergenza: questo modo di lavorare sarà prassi permanente.

Altre compagnie che hanno scelto l’opzione del lavoro da remoto in ottica continuativa sono Okta, Slack, Atlassian e dulcis in fundo, Twitter. Come scrive Tobi Lutke, CEO di Shopify, altro colosso che in agenda non programma un rientro in ufficio: “Office centricity is over”. 
Se non abbiamo certezza su cosa porterà il futuro con sé, ha comunque senso dare uno sguardo alla situazione attuale. The Economist ha raccolto dei dati che mostrano che meno del 50% dei lavoratori dei Big 5 europei trascorre, almeno per ora, tutte le giornate lavorative in ufficio.

Un sondaggio di McKinsey invece evidenza che gli executives della realtà americana si aspettano di riprendere il lavoro in ufficio entro dicembre 2020, seguendo tutte le disposizioni per la messa in sicurezza degli spazi di lavoro.

Sindrome da rientro: buoni propositi e ritornare alla “normalità”

 

In ogni caso viviamo un momento di back to work ibrido, una novità per molti, che per la prima volta non rientreranno in ufficio, bensì riprenderanno le attività dalle loro case. Per altri invece, nulla di nuovo sotto al sole: dopo la pausa estiva, si riprendono i ritmi da commuting casa-ufficio, i pranzi coi colleghi, qualche riunione o video call in sala conferenze, il tutto rispettando le norme anti Covid.

Ma che si è rientrati in ufficio o che si lavori da remoto, una certezza rimane. Riprendere il ritmo dopo l’estate può essere stancante e demotivante, specialmente in un anno in cui tanti di noi hanno speso molte energie per cercare di lavorare anche in circostanze condizionate dalla presenza del Covid19. 

Come ovviare a questo problema? Naturalmente per scongiurare il post-vacation blues è consigliabile ristabilire piano piano l’equilibrio lavoro-vita privata, prendersi il tempo necessario  per ricominciare ad ingranare e ritornare ad essere operativi al 100%. 

Alcuni trucchi di time e task management possono essere utili, e sono a prova di CEO! ad esempio:

  • organizza la tua casella email. Il CEO di Evernote, Chris O’Neill, rifiuta la dipendenza dal flow continuo di email perchè ostacola la produttività. O’ Neill controlla la sua casella 2 volte al giorno. Inoltre ha impostato filtri automatici per reindirizzare le mail nelle rispettive cartelle senza dover spendere tempo prezioso
  • rimuovi ogni distrazione dai devices. Fred Bateman si serve di Freedom, una piattaforma che tiene traccia di quanto tempo trascorriamo su vari siti web. Poi, blocca tutte le notifiche audio e video dai client di posta elettronica e dai social media
  • stabilisci una routine settimanale, e non programmare senza una logica di fondo le tasks e gli obiettivi da raggiungere. È certamente utile dedicare i giorni della settimana lavorativa a “temi”: ad esempio dedicare il lunedì al management, il martedì al product, mercoledì e giovedì alla comunicazione e alle partnership e il venerdì alla cultura aziendale e al recruiting. Questa è la settimana lavorativa di Jack Dorsey, CEO di Square e Twitter.

Inoltre, è importante riorganizzare lo spazio di lavoro facendo ordine tra vecchie scartoffie e documenti non ancora archiviati. Ma soprattutto, non tuffarsi di testa nel lavoro: imparare a sapersi disconnettere e dare le giuste priorità e tempistiche è fondamentale per avere un giusto equilibrio e benessere. Evitiamo di andare in burnout appena rientrati operativi!

Aumentare – o ritrovare – la produttività con la matrice di Eisenhower


Questa matrice è stata ideata dal presidente Ike Eisenhower negli anni ‘50, e consiste di una tecnica di time management

Si tratta di suddividere la lista del to-do in quattro categorie, valutando la loro urgenza e la loro importanza:

  • to-do urgenti e importanti, che richiedono la massima e immediata attenzione
  • compiti non urgenti ma importanti, che richiedono una pianificazione ed eventualmente una segmentazione in più azioni. Divide et impera.
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Per quanto riguarda le scadenze non importanti, queste possono essere delegate nel caso siano urgenti e richiedano un intervento immediato, mentre quelle non importanti e non urgenti possono essere messe in secondo piano e riprese in un altro momento. 

L’efficacia di questo matrix consiste nel fare chiarezza su quali siano le cose immediatamente operative (quelle urgenti) e quelle programmabili (non urgenti) di modo da dare la giusta priorità alla propria agenda. 

Conclusione

Da un macro osservatorio sulle aziende che avranno un back to work all’insegna del lavoro da remoto, abbiamo zoomato sul nostro micro osservatorio per capire come concretamente sia possibile rientrare operativi nel migliore dei modi. Basta riprendere in mano l’organizzazione della propria agenda e ristabilire il giusto equilibrio tra lavoro e vita privata.

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